62.fejezet: rendszerek értékelése
Szerkesztette: Warren Ferguson (Ferguson Cartotech, San Antonio)
Magyar változat:Kovács Attila
a. bevezetés
b. strategiai terv
c. Ajánlattételi kérelem (rfp)
Az RFP tartalma
Az RFP terjesztése
A szállító ajánlatai
d. hardver és szoftver kérdések
Szoftver
Hardver
e. a rendszer kiválasztás
A győztes ajánlat
Kockázati tényezők
irodalom
ellenörző kérdések
62.fejezet: rendszerek értékelése
Szerkesztette: Warren Ferguson (Ferguson Cartotech, San Antonio)
Magyar változat:Kovács Attila
A./ Bevezetés
- Amikor a funkcionális következmények vizsgálata befejeződött és a vezetés zöld jelzést mutatott, akkor a következő lépés összeállítani azt a dokumentumot, amely a FIR forgalmazó cégek számára készül.
- Ez a dokumentum az ajánlattételi kérelem,( angol röviditése RFP). Az RFP eredményeként a nagy számú FIR rendszer közül a cég számára legmegfelelöbbet tudja kiválasztani. Minden rendszer rendelkezik erös és gyenge pontokkal.
- Ezen a ponton nehéz döntéseket kell majd hozni, meg kell próbálni összemérni az igényeket, a piacon kapható termékekkel.
- A döntésnél a vezetésnek biztosnak kell lenni, hogy az adott célra legjobb rendszert választottaa ki.
- Az RFP-re érkezö válaszok jelzik majd azt is, hogy az ajánlott FIR mennyire használható a project céljainak a megvalósitása érdekében.
- Elengedhetetlen a nyitottság a szállitókkal és a tesztelést irányitó szakemberekkel.
- Az értékelésnek nyitottnak kell lennie.
- A hozott döntéseket lehet ,- és igen gyakran igy is van-, megkérdőjelezik mind a szállitók, mind a vezetök. A döntéseknek meg kell állniuk a helyüket az egyeztetö tárgyalásokon is.
- Ebben a fejezetben a rendszerek értékelésének szempontjait tekintjük át.
- Ezek a következők:
- A stratégiai terv
- Az RFP
- Hardver és szoftver ajánlat
- a rendszerválasztás és a kockázatok csökkentése
B./ A stratégiai terv
- A stratégiai tervnek alapvetö feladata, hogy a project határait meghatározza.
- Ez azért fontos, mert sok késöbbi döntés számára megfelelö irányelveket biztosít.
- Az FKV-nél magasabb szintü tervet biztosit a struktúrált és célorientált megvalósítási tervtanulmány (MTT) készítése.
- Döntést kell hozni a tervezett project nagyságáról. Az objektiv folyamatok az érintett szervezet/-ek/ által végzett tevékenység/-ek/ technológiai folyamata. Erre kell ráépülnie az információ áramlásnak, melynek mennyiségi és minöségi paraméterei képezhetik a szervezeti felépítés alapját. Korszerü és hatékony információs rendszer hagyományos szervezetre és bizonylati rendszerre nem építhetö fel.
- Vajon ez csak egy kis részleget érint, vagy ez magába foglalja majd a müködés során az egész szervezet korszerüsítését?
- Ez centralizált lesz vagy megosztott ?
- Hány embert fog a rendszer alkalmazni a teljes müködés során?
- Össze kell gyüjteni azokat a tevékenységeket, amelyek automatizálva lesznek, és amelyek, ha egyáltalán lesz ilyen, maradnak manuálisak, hagyományos formában.
- Milyen gyorsan fogják a rendszert üzembehelyezni?
- Mik az elsöbbségek az adatbevitelben, a szoftver fejlesztésben, és a kimenetben?
- A projekt fejlesztését tanácsadók végzik-e, vagy házon belüli csoportok?
- Hogyan lesz a projekt anyagilag támogatva ?
C./ Ajánlattételi kérelem (RFP)
- Az FKV és a strtégiai tervben foglalt döntések alapján készül el az ajánlattételi kérelem (RFP).
- Az RFP sikere közvetlenül arányos az alapjául szolgáló elemzések a minöségével.
Az RFP tartalma
- Az RFP részletesen leirja a következö aspektusokat:
- A tervezett adatbázis természete
- Az adatbázis tartalmának forrásai
- Az igényelt funkciók, amelyekkel létrehozható és kezelhető az adatbázis
- Az igényelt termékek felsorolása, beleértve azoknak a gyakoriságát is
- A project gyakorlati igényeinek a részletezése nem jelenti azt, hogy részletezni kell a technikai feltételeket, amelyek a funkciók müködését szolgálják.
- Meg kell hagyni a szállitónak azt a lehetöséget, hogy a rendszer szolgáltatásait a szervezet specifikus igényeinek megfelelöen adaptálja. Például nem részletezik, hogy milyen raszteres feldolgozás vagy vektor átalakítás legyen, vagy egyéb más adatstrukturák feldolgozásáról legyen szó. Igy megengedik a szállitóknak, hogy kiválasszák a legalkalmasabbat.
- Az RFP megengedi a szállitó számára , hogy ő határozza meg a legjobb konfigurációt, amely a felhasználó igényeit kielégíti:
- Milyen méretü legyen a központi egység?
- Hány beviteli eszköz, digitalizáló, szkenner,stb. legyen?
- Hány kimeneti eszköz szükséges?
- Milyen szoftver opciók és bővítések legyenek?
- Ha egy RFP tulságosan merev az potenciális szállitókat zár ki.
- Az igényelt ajánlat részleteit nagyon tisztán kell kidolgozni.
- Definiálni kell az összes igényt.
- Meg kell adni azokat kimeneti formátumokat, amelyeket elvárnak a rendszertöl.
- Meg kell határozni a határidöket.
Az RFP terjesztése:
- Az RFP-vel formai kapcsolat jön létre a cég és az esetleges szállitók között.
- A potenciális szállitókat:
- egy gyártási technologiával rendelkezö csoportból lehet meghatározni, vagy
- egy RFI számára adott válasz után meghivás történik( az RFI az Információ igény , vagy RFQ, qualifikáció igény röviditése).
- Az RFP-t el kell küldeni minden érdekelt szállitó számára.
- A potenciális szállitók meghivhatók egy elözetes tárgyalásra, ahol kérdéseket tehetnek fel, és olyan megállapodások jöhetnek létre, amelyek a további fejlesztés számára hasznosak. (Például, mivel a szállitók számára az RFP megválaszolásának költsége igen magas, biztosnak kell lennie, hogy ez a fáradtságát megérö befektetés.
- A hagyományos eljárás az RFP szétosztására:
- elöször a szállitók számára egy általánosabb javaslattételi kérelmet küldenek szét, majd
- késöbb részletes vizsgálatok után kiválasztják a rendszereket.
- A FIR kezdeti idöszakában, 1984 elött általános volt, hogy kevés, kettö vagy három választ küldtek az RFP-re. Különösen, ha az RFP nagyon részletes volt, mert abban az idöben a szoftverfejlesztés piaca nagyon alacsony szintü volt.
- A jelenlegi helyzetben nagy valószinüséggel hat-tiz válasz érkezik az RFP-re, különösen abban az esetben, hogyha ez egy nagy több milliós üzlet.
A szállító ajánlata
- részletesen megválaszolja a vevő követelményeit
- részletesen ismerteti az ajánlott konfigurációt:
- szoftver (alap és alkalmazói)
- hardver
- Hálózat és kommunikáció
- Munkaállomások és digitalizálók
- Karbantartás és betanitás
- Költségek
- A szállitók esetleg kevés adatot közölnek a specifikus konfigurációról. Lehetséges, hogy a javaslatuk inkább alul konfigurált, nem éri el az igényelt teljesítményt, vagy tulkonfigurált, felesleges kapacitásokat tartalmaz.
- További teszteket,- mint például a Benchmark (ld.a 63.fejezetet) -azért igényelnek gyakran, hogy csökkentsék - amennyire lehetséges - ezeket a bizonytalanságokat.
D:/ Hardver és Szoftver igények
A szoftverről
- A rendelkezésre álló FIR szoftverek számának növekedésével a választás is egyre nehezebb.(lásd a 24. Fejezetet)
- Nincs úgynevezett legjobb szoftver az alkalmazások egy bizonyos céljaira.
- A döntéselökészitö folyamatok és adatok, termékek minden egyes installáció számára egyediek.
- A szoftver kritériumok, amelyeket egy tervezetnél figyelembe kell venni, a következöek:
- Az FKV-ben megfogalmazott specifikus alkalmazások üzemeltetéséhez szükséges alapszoftverek felsorolása és bemutatása.
- A szoftvernek rendelkeznie kell beépitett átalakítási lehetőségekkel.
- Azok a rendszerek, amelyek meghaladják az alapkövetelményeket elönyt élvezhetnek a további beruházás számára.
- A javaslatnak legalább ki kell térni, de célszerü, ha tételesen is foglalkozik az u.n. felhasználói, vagy más szóval alkalmazói szoftver kialakításával, felépítettségével és üzemeltetési kérdéseivel.
- a szoftverek különböző képességeivel, beleértve az adatmodelleket, a funkcionalitást, a kimenetet, az adatbáziskezelést stb., mindazt, ami befolyásolja FIR működését.
A hardver
- A következö szempontok azok , amelyeket a javasolt hardver igénynél figyelembe kell venni:
- hányan dolgoznak egyidöben a rendszerben
- a projekt mérete, amelyet kezelni kell
- az ár és a karbantartási költségek
- szükség van-e számítógépes rendszergazdára
- az induláskori nehézségek
- a hardver frissités lehetőségei
- a szállitó által nyújtott támogatás és
- a szállitó megbízhatósága.
- E fentiszempontok közül sok megjelenik az FKV-ben és az RFP-ben is, bár a végső döntést még számos piaci igényeken tuli elvárás is befolyásolja.
E./ Rendszer kiválasztás
- A kiértékelés végül is sok tényező összevetését igényli.
- Értékelés tényezők:
- a hardver és szoftver költségei (különbözöek lesznek a hasonló müködöképességek ellenére is )
- a hardver kapacitása és sebessége
- a támogatás minösége és az ára
- a szállitó háttere
- A rendszerek jellemzőinek összevetésén túlmenően a szállítókat is értékelni kell, ahol a szállitó kiválasztásának kritériumai:
- a pénzügyi stabilitás,
- a piacon elfoglalt poziciók,
- más felhasználóktól kapott információk a támogatás minőségével kapcsolatban (referenciák)
- Minden szállítónak megfelelö vásárlói referenciákat kell tudni nyujtani.
- A rendszerkiválasztás két fázisa:
- megfelel-e az adott szállitó ajánlata tételesen a valóságnak?
- hogyan viszonylik a szállitó ajánlata más ajánlatokhoz képest?
A győztes ajánlat:
- Elég-e ahhoz, hogy annak révén a projekt elnyerje a támogatást?
- A gyöztes szállitónak és a vásárlónak együtt kell kialakítania a végsö bemutatót a vezetés számára.
- A szállitó kiválasztásának igazolása csak az egyik része a nyertes projekt jóváhagyásának.
- Egy jól vezetett kiválasztási folyamat nagy valószinüséggel sikeres project létrehozását eredményezi.
Kockázati tényezők:
- Minden egyes rendszer alkalmazásának megvan a kockázata.Ezek:
- A szállitó terméke nem váltja be a reményeket
- Például a hardver telsesítménye elégtelen a tervezett terheléshez képest.
- A szoftver nem biztositja az ígért funkciókat.
- Sok kockázat a projekthez kapcsolódik, és a végsö döntés részeként jelenik meg
- A hardver és szoftver kockázatok közül már többre is rámutattunk korábban.
- Más kockázatok sokkal rejtettebbek:
- Például mivel a legtöbb szállitó az Egyesült Államok beli cég, a külföldi szervezeteknek figyelembe kell venni, a helyi pénz stabilitását az USA dollárral szemben.
- Egy FIR projekt tervezési és megvalósítási időtartama általában öt év.
- Sok tényezőt nagyon nehéz , vagy egyszerüen nem lehet ilyen hosszú időre elöre jelezni.
- Bármilyen jó a tervezés, megvan a kockázata annak, hogy a rendszerrel nem lesznek elégedettek a végfelhasználók.
- a gyöztes szállitónak a rendszere is kudarcot vallhat számos kulcsterületen.
- A korlátozott szállítói ajánlatoki miatt szükségessé válhat a rendszer definíciójának módositása, ezért néhány terméket el kell ejtenünk.
- Más esetekben úgy kell megkötni a szállítóval a végleges szerzödést, hogy kifejlessze azokat a szoftvereket, amelyekkel ezeket a problémákat megoldják.( Az alkalmazói szoftverek esetében elsösorban ez a célszerű.)
- Ha további szoftver fejlesztés szükséges, akkor a szerzödésnek a határidöket, és a kötbért is tartalmaznia kell, mert a siker erösen függ a további szoftverek kellően tesztelt változatának elkészültétől.
- Ez a helyzet nagyon gyakori a FIR ipar jelenlegi fejlettségi szintjén.
- A kockázatok csökkentésének a költségigénye a beruházásnak öt, esetenként 10 százaléka. Ez a költség a tervezésben és a rendszerkiválasztásban teljesen igazolt és jogos.
- A szervezetek megpróbálják csökkenteni ezeket a kockázatokat. Ehhez vannak további lehetöségek, habár ezek szintén költségesek. Az eljárások ,amelyek a végsö elkötelezettség elött még elvégezhetők:
- Benchmmark teszt
- Pilot tanulmányok
- Költség-haszon analizisek
Irodalom
Forrest, E., G.E. Montgomery and G.M. Juhl, 1990. Intelligent Infrastructure Workbook: A Management-Level Primer on FIR, A-E-C Automation Newsletter, P.O. Box 18418, Fountain Hills, AZ 85269-8418.
Guptill, S., 1988. "A process for evaluating FIR," USGS Open File Report 88-105. The report of the Federal Interagency Coordinating Committee on Digital Cartography (FICCDC) on FIR evaluation.
Smith, D.R., 1982. "Selecting a turn-key geographic information system using decision analysis," Computers, Environment and Urban Systems 7:335-45.
Ellenörző kérdések
1. Melyek azok a jellemzök , amelyek az FKV döntési teóriáit támogatják, vagy ellene szólnak ebben a fejezetben?
2. Vitassuk meg a tervezés és a rendszerkiválasztás lépéseit. Melyek azok a kockázatok , amelyek a projekthez kapcsolódnak, és hogyan lehet ezeket csökkenteni?
3. Annak ellenére, hogy a legjobb eszközkészletet használjuk, előfordulhatnak hibák a legjobban tervezett projekteknél is. Beszéljük meg ezeknek a gyengeségeit, és azokat az utakat, amelyeket ez a fejezet leír.
|