- Amikor a vezetés támogatását megszereztük, a következő lépés a jelenleg működő rendszer funkcionális kiértékelése
- A meglévő funkciók és az új igények feltárása, amelyeket felhasználunk hogy definiáljuk a projekt tartalmát és a létrejövő FIR alapfelépítését.
- Ennek a fázisnak az eredménye a Funkcionális következmények vizsgálata.
- Az FKV az első létrejövő dokumentum a FIR bevezetése során.
- Ez írja le, milyen adatokra van szükség, ezeknek az adatoknak milyen folyamatokon kell átmenniük, hogy a szükséges jelentések és más termékek létrejöjjenek.
- Ez lesz az alapja az igények felmérésének.
- A bevezetés alatt, és a rendszer indításakor ez lesz az alapdokumentum.
- A tanácsadó cégek nagyon struktúrált módszereket fejlesztettek ki.
- Éppen ezekben az eltérő módszerekben jelentkezik a FIR piacon a verseny.
- Ebben a fejezetben ezért általánosabb nézőpontot alkalmazunk, és nem szorítkozunk egyetlen módszerre.
- A munka során legjobb a FIR logikájával ellentétes irányban dolgozni.
1./A döntések meghatározása
- Azzal kell kezdeni, hogy meghatározzuk a döntéseket, amelyeket az emberek a szervezeten belül hoznak.
- A vezetés szintjén az érintett személyeknek mi a felelőssége
- Melyek azok a döntések, amelyeket saját felelősségükre kell meghozniuk az egyes személyeknek.
2./Annak meghatározása, hogy milyen információs termékekre van szükség
- Meg kell határozni azokat az információs termékeket, amelyek támogatják a fenti döntéseket.
- Például egy szervíz szemályzetének irányításához szükséges egy térkép, amely a szervízhívások helyét mutatja meg.
- Ennél a pontnál figyelembe kell venni új módszereket és termékeket is.
- Milyen további termékek támogatnák a döntéselőkészítőket
- Hogyan lehetne a már meglévő termékeket úgy alkalmazni, hogy jobban támogassák a döntéselőkészítők munkáját
- Ennek során szükséges a felhasználók bevonása is, hogy közösen alkossák meg a projekt definícióját.
- Nyitott kommunikációs csatornák
- A help-ek növelik a projekt támogatottságát.
- Megengedi a szóba jövő problémák felismerését és kezelését még mielőtt bevonnák azokat a projektekbe.
- Lehet, hogy a felhasználók nem járatosak a FIR technológiában, és annak lehetőségeiben.
- Ebben a stádiumban hangsúlyozni kell, hogy a technológia nem fontos, egyszerűen csak el kell fogadni, hogy a szükséges technológiai kapacitás megvan, és csak arra kell koncentrálni, hogy minnél jobban és mélyebben meghatározzák a felhasználó igényeit.
3./A gyakoriság meghatározása
- Minden információs termékhez kapcsolódik egy gyakoriság. Ez az alapja az információ entrópiának. Ez képezi az adatállományok kialakításának fontossági sorrendjét.
- Például egy szervízállomás hívótérképét minden reggel 8 óráig el kell készíteni.
4./A szükséges adatállományok
- Meg kell határozni a szóbanforgó termék létrehozásához szükséges adatállományokat.
- Az adatcsoportok meghatározása keretében kell biztosítani azoknak az adatoknak és szótáraknak a definiálását, melyekre szükség lesz abban a folyamatban, amely létrehozza az igényelt terméket.Például a szervíz hívások a céghez kitöltött űrlapokon érkeznek,amelyek tartalmazzák a címet és a szervízigény részleteit.
5./A szükséges FIR funkciók, műveletek meghatározása
- Azoknak a folyamatoknak és műveleteknek meghatározása, amelyeket az adatokon végrehajtva létrejön a termék.
- Ez a lépés igényli leginkább a FIR műveletek ismeretét, bár a funkciókat általánosan is meg lehet határozni, a hagyományos szervezési folyamatokhoz hasonló módon, aFIR technológiai ismerete nélkül is Ez azonban igen veszélyes és az elérhető optimális eredmény mértékét minden körülmények között csökkenti. (A fordító megjegyzése.)
- A cég számára kedvező alkalmat jelent, hogy a saját működését megvizsgálja. A vizsgálatot végzőknek meg kell határozniuk a megfelelő szinteket, amelyekkel kapcsolatba lépnek az egyes részlegek a szervezeten belül.Ezek csak a döntéshozók és a vezetők lehetnek, mert a figyelmet arra kell irányítani, hogy a döntések hol készülnek.és nem arra, hogy milyen adatokat vagy eljárásokat használnak. Egy jól elkészített FKV igen sok időt igényel.
- A tervezéshez a szervezetnek mint egésznek biztosítania kell a szükséges időt a munkatársai számára. A teljes elkötelezettség hiánya és kisebb mértékű hiányosságok (megszakítások, hiányzások a találkozókról, illetve megbeszélésekről) meghiúsíthatja az FKV céljait.
