- Amikor a funkcionális következmények vizsgálata befejeződött és a vezetés zöld jelzést mutatott, akkor a következő lépés összeállítani azt a dokumentumot, amely a FIR forgalmazó cégek számára készül.

- Ez a dokumentum az ajánlattételi kérelem,( angol röviditése RFP). Az RFP eredményeként a nagy számú FIR rendszer közül a cég számára legmegfelelöbbet tudja kiválasztani. Minden rendszer rendelkezik erös és gyenge pontokkal.

- Ezen a ponton nehéz döntéseket kell majd hozni, meg kell próbálni összemérni az igényeket, a piacon kapható termékekkel.

- A döntésnél a vezetésnek biztosnak kell lenni, hogy az adott célra legjobb rendszert választottaa ki.

- Az RFP-re érkezö válaszok jelzik majd azt is, hogy az ajánlott FIR mennyire használható a project céljainak a megvalósitása érdekében.

- Elengedhetetlen a nyitottság a szállitókkal és a tesztelést irányitó szakemberekkel.

- Az értékelésnek nyitottnak kell lennie.

- A hozott döntéseket lehet ,- és igen gyakran igy is van-, megkérdőjelezik mind a szállitók, mind a vezetök. A döntéseknek meg kell állniuk a helyüket az egyeztetö tárgyalásokon is.

- Ebben a fejezetben a rendszerek értékelésének szempontjait tekintjük át.

- Ezek a következők:

- A stratégiai tervnek alapvetö feladata, hogy a project határait meghatározza.

- Ez azért fontos, mert sok késöbbi döntés számára megfelelö irányelveket biztosít.

- Az FKV-nél magasabb szintü tervet biztosit a struktúrált és célorientált megvalósítási tervtanulmány (MTT) készítése.

- Döntést kell hozni a tervezett project nagyságáról. Az objektiv folyamatok az érintett szervezet/-ek/ által végzett tevékenység/-ek/ technológiai folyamata. Erre kell ráépülnie az információ áramlásnak, melynek mennyiségi és minöségi paraméterei képezhetik a szervezeti felépítés alapját. Korszerü és hatékony információs rendszer hagyományos szervezetre és bizonylati rendszerre nem építhetö fel.

- Vajon ez csak egy kis részleget érint, vagy ez magába foglalja majd a müködés során az egész szervezet korszerüsítését?

- Ez centralizált lesz vagy megosztott ?

- Hány embert fog a rendszer alkalmazni a teljes müködés során?

- Össze kell gyüjteni azokat a tevékenységeket, amelyek automatizálva lesznek, és amelyek, ha egyáltalán lesz ilyen, maradnak manuálisak, hagyományos formában.

- Milyen gyorsan fogják a rendszert üzembehelyezni?

- Mik az elsöbbségek az adatbevitelben, a szoftver fejlesztésben, és a kimenetben?

- A projekt fejlesztését tanácsadók végzik-e, vagy házon belüli csoportok?

- Hogyan lesz a projekt anyagilag támogatva ?

- Az FKV és a strtégiai tervben foglalt döntések alapján készül el az ajánlattételi kérelem (RFP).

- Az RFP sikere közvetlenül arányos az alapjául szolgáló elemzések a minöségével.

- Az RFP részletesen leirja a következö aspektusokat:

- Meg kell hagyni a szállitónak azt a lehetöséget, hogy a rendszer szolgáltatásait a szervezet specifikus igényeinek megfelelöen adaptálja. Például nem részletezik, hogy milyen raszteres feldolgozás vagy vektor átalakítás legyen, vagy egyéb más adatstrukturák feldolgozásáról legyen szó. Igy megengedik a szállitóknak, hogy kiválasszák a legalkalmasabbat.

- Az RFP megengedi a szállitó számára , hogy ő határozza meg a legjobb konfigurációt, amely a felhasználó igényeit kielégíti:

- Ha egy RFP tulságosan merev az potenciális szállitókat zár ki.

- Az igényelt ajánlat részleteit nagyon tisztán kell kidolgozni.

- Definiálni kell az összes igényt.

- Meg kell adni azokat kimeneti formátumokat, amelyeket elvárnak a rendszertöl.

- Meg kell határozni a határidöket.

- Az RFP-vel formai kapcsolat jön létre a cég és az esetleges szállitók között.

- A potenciális szállitókat:

- Az RFP-t el kell küldeni minden érdekelt szállitó számára.

- A potenciális szállitók meghivhatók egy elözetes tárgyalásra, ahol kérdéseket tehetnek fel, és olyan megállapodások jöhetnek létre, amelyek a további fejlesztés számára hasznosak. (Például, mivel a szállitók számára az RFP megválaszolásának költsége igen magas, biztosnak kell lennie, hogy ez a fáradtságát megérö befektetés.

- A hagyományos eljárás az RFP szétosztására:

- A FIR kezdeti idöszakában, 1984 elött általános volt, hogy kevés, kettö vagy három választ küldtek az RFP-re. Különösen, ha az RFP nagyon részletes volt, mert abban az idöben a szoftverfejlesztés piaca nagyon alacsony szintü volt.

- A jelenlegi helyzetben nagy valószinüséggel hat-tiz válasz érkezik az RFP-re, különösen abban az esetben, hogyha ez egy nagy több milliós üzlet.

- részletesen megválaszolja a vevő követelményeit

- részletesen ismerteti az ajánlott konfigurációt:

- A szállitók esetleg kevés adatot közölnek a specifikus konfigurációról. Lehetséges, hogy a javaslatuk inkább alul konfigurált, nem éri el az igényelt teljesítményt, vagy tulkonfigurált, felesleges kapacitásokat tartalmaz.

- További teszteket,- mint például a Benchmark (ld.a 63.fejezetet) -azért igényelnek gyakran, hogy csökkentsék - amennyire lehetséges - ezeket a bizonytalanságokat.

- A rendelkezésre álló FIR szoftverek számának növekedésével a választás is egyre nehezebb.(lásd a 24. Fejezetet)

- Nincs úgynevezett legjobb szoftver az alkalmazások egy bizonyos céljaira.

- A döntéselökészitö folyamatok és adatok, termékek minden egyes installáció számára egyediek.

- A szoftver kritériumok, amelyeket egy tervezetnél figyelembe kell venni, a következöek:

- Az FKV-ben megfogalmazott specifikus alkalmazások üzemeltetéséhez szükséges alapszoftverek felsorolása és bemutatása.

- A szoftvernek rendelkeznie kell beépitett átalakítási lehetőségekkel.

- Azok a rendszerek, amelyek meghaladják az alapkövetelményeket elönyt élvezhetnek a további beruházás számára.

- A javaslatnak legalább ki kell térni, de célszerü, ha tételesen is foglalkozik az u.n. felhasználói, vagy más szóval alkalmazói szoftver kialakításával, felépítettségével és üzemeltetési kérdéseivel.

- A következö szempontok azok , amelyeket a javasolt hardver igénynél figyelembe kell venni:

- E fentiszempontok közül sok megjelenik az FKV-ben és az RFP-ben is, bár a végső döntést még számos piaci igényeken tuli elvárás is befolyásolja.

- A kiértékelés végül is sok tényező összevetését igényli.

- Értékelés tényezők:

- A rendszerek jellemzőinek összevetésén túlmenően a szállítókat is értékelni kell, ahol a szállitó kiválasztásának kritériumai:

- Minden szállítónak megfelelö vásárlói referenciákat kell tudni nyujtani.

- A rendszerkiválasztás két fázisa:

- Elég-e ahhoz, hogy annak révén a projekt elnyerje a támogatást?

- A gyöztes szállitónak és a vásárlónak együtt kell kialakítania a végsö bemutatót a vezetés számára.

- A szállitó kiválasztásának igazolása csak az egyik része a nyertes projekt jóváhagyásának.

- Egy jól vezetett kiválasztási folyamat nagy valószinüséggel sikeres project létrehozását eredményezi.

- Minden egyes rendszer alkalmazásának megvan a kockázata.Ezek:

- Sok kockázat a projekthez kapcsolódik, és a végsö döntés részeként jelenik meg

- A hardver és szoftver kockázatok közül már többre is rámutattunk korábban.

- Más kockázatok sokkal rejtettebbek:

- Egy FIR projekt tervezési és megvalósítási időtartama általában öt év.

- Sok tényezőt nagyon nehéz , vagy egyszerüen nem lehet ilyen hosszú időre elöre jelezni.

- Bármilyen jó a tervezés, megvan a kockázata annak, hogy a rendszerrel nem lesznek elégedettek a végfelhasználók.

- a gyöztes szállitónak a rendszere is kudarcot vallhat számos kulcsterületen.

- A korlátozott szállítói ajánlatoki miatt szükségessé válhat a rendszer definíciójának módositása, ezért néhány terméket el kell ejtenünk.

- Más esetekben úgy kell megkötni a szállítóval a végleges szerzödést, hogy kifejlessze azokat a szoftvereket, amelyekkel ezeket a problémákat megoldják.( Az alkalmazói szoftverek esetében elsösorban ez a célszerű.)

- Ha további szoftver fejlesztés szükséges, akkor a szerzödésnek a határidöket, és a kötbért is tartalmaznia kell, mert a siker erösen függ a további szoftverek kellően tesztelt változatának elkészültétől.

- Ez a helyzet nagyon gyakori a FIR ipar jelenlegi fejlettségi szintjén.

- A kockázatok csökkentésének a költségigénye a beruházásnak öt, esetenként 10 százaléka. Ez a költség a tervezésben és a rendszerkiválasztásban teljesen igazolt és jogos.

- A szervezetek megpróbálják csökkenteni ezeket a kockázatokat. Ehhez vannak további lehetöségek, habár ezek szintén költségesek. Az eljárások ,amelyek a végsö elkötelezettség elött még elvégezhetők:

Forrest, E., G.E. Montgomery and G.M. Juhl, 1990. Intelligent Infrastructure Workbook: A Management-Level Primer on FIR, A-E-C Automation Newsletter, P.O. Box 18418, Fountain Hills, AZ 85269-8418.

Guptill, S., 1988. "A process for evaluating FIR," USGS Open File Report 88-105. The report of the Federal Interagency Coordinating Committee on Digital Cartography (FICCDC) on FIR evaluation.

Smith, D.R., 1982. "Selecting a turn-key geographic information system using decision analysis," Computers, Environment and Urban Systems 7:335-45.